Na predavanju predmeta Management Projektov nas je 9. 11. 2021 obiskala gostja iz prakse Janja Jordan, ekonomistka in magistrica mednarodnih in diplomskih študij, trenutno pa opravlja delo višje svetovalke za EU sredstva v Občini Krško. Janja je tudi predsednica LAS Posavje, ki se ukvarja z razvojem in revitalizacijo lokalnih skupnosti. Njeno znanje in izkušnje iz projektnega managementa in javne uprave pa je z nami delila prek virtualnega klica ZOOM.
Janja se z vodenjem projektov ukvarja že šest let. Izpostavila je, da se prvo leto do dve na področju projektov komaj srečuješ s samim delom in o samem vodenju in ustvarjanju projektov ne veš veliko, s prakso pa se seveda znanje krepi. Tako je tudi sama začela s projekti in se kasneje znašla v vlogi vodenja velikih projektov, sedaj pa se na tem področju počuti precej domače.
Da smo si lažje predstavljali vsebino njenega dela, nam je to predstavila z opisom enega njenega delovnega dne oz. projekta. Projektno delo, ki ga opravlja na občini ima zelo razgiban delovnik, tako, da niti en dan oz. projekt ni enak.
Projekt se pri njej prične s samim iskanjem razpisov (na EU ravni, državni ravni itd.). Izkušnje, ki jih je do sedaj nabrala ji ta proces nekoliko olajšajo, saj se je z leti naučila kdaj so različni razpisi objavljeni ter kateri so najbolj primerni za določene projekte. Nato je potrebno projekt spisat, točno določit pogoje ter merila, kasneje pa se lahko projekt tudi prične izvajati. Med samo izvedbo in na splošno ima pri projektu pomembno vlogo redna komunikacija s člani tima. Komunikacija je eden najpomembnejših dejavnikov, da je projekt izpeljan tekoče in brez večjih problemov. Posebej je omenila, kako pomembna je motivacija projektnega tima, ki posledično pripelje do uspešnega projekta. Projekt se zaključi s poročilom in oddajo izpiskov. V zaključni fazi ima tudi največji pritisk, saj mora biti projekt oddan do določenega roka, ter se držati finančnih in terminskih planov.
Pri delu na projektih uporablja različna orodja, ki so ji v pomoč, da je projekt izpeljan tekoče in po najboljši kakovosti. Najpogostejše orodje, brez katerega se projekta ne more niti lotiti je Excel, ki je namenjen finančnim načrtom. Večkrat je uporabila tudi Gantogram, ki pa je bolj primeren, kadar se izvaja manjše število projektov hkrati.
Janja je posebej opisala tudi kako potekajo različne faze v projektu (priprava, izvedba in zaključek). Priprava je za projekt najpomembnejša, saj brez dobre priprave tudi projekt ne bo dober oz. uspešen. V pripravi projekta moramo biti posebej pozorni na finančne in terminske plane. Pri izvedbi pa se moramo osredotočiti na obvladovanje tveganj.
Menimo, da nam je projektni management s samim opisom dela v praksi veliko bolj približala, saj smo si lahko lažje predstavljali, kako projekti potekajo in kako razgibano je to delo pravzaprav.
Besedilo: Veronika Meštrić, študentka UP FM